Eure Hochzeitslocation – To-Dos und Checkliste

Hochzeitslocation Checkliste

Heute möchte ich euch einen  Überblick über die wichtigen Dinge bei den finalen Entscheidung für eure Location geben. Die Hochzeitslocation ist ja irgendwie das Salz in der Hochzeitssuppe und damit ist die richtige Wahl der passenden Hochzeitslocation auch eine wichtige Sache. Aber erst einmal meinen Glückwunsch! Ihr habt die endlos lange Liste der möglichen Hochzeitslocations heruntergebrochen und habt euch auf eure 5 Favoriten geeinigt. Und weil du so eine Fleismeise bist, hast du natürlich auch schon wahnsinnig früh mit der Locationsuche angefangen und hast nun (hoffentlich) in deinen liebsten Hochzeitslocations eine Reservierung für euren Hochzeitstag bekommen! Nun steht also bald die Locationbesichtigung an!

Wie läuft eigentlich eine Besichtigung der Hochzeitslocation ab?

Na ja, ihr habt es bereits geahnt: eine Locationbesichtigung ist eine gemeinsame Besichtigung des Veranstaltungsortes. Dabei werdet ihr meist mit dem Verantwortlichen der Location die Räumlichkeiten besichtigen und habt Zeit, eure Fragen zu stellen. An dieser Stelle einen kleinen Tipp: Schaut euch die Location wirklich an! Ja, das klingt jetzt sehr selbstverständlich, aber ich meine damit, dass ihr euch die Location wirklich unter dem Gesichtspunkt eurer Hochzeit ansehen solltet. Vielleicht habt ihr bisher die Location nur online angesehen oder im Prospekt? Oder ihr wart auf einer anderen Hochzeit oder Veranstaltung schon bereits in dieser Location? Glaubt mir, das zählt alles nicht! Eine Hochzeit ist eine wahnsinnig komplexe Angelegenheit und nur weil ihr die Location schon „kennt“, heißt das nicht, dass sie auch euren Anforderungen zu eurer Hochzeit genügt. Laßt euch also bloß nicht von den Event Managern der Hochzeitslocation auf den letzten Prospekt vertrösten. Wer einmal ein Hotelzimmer in Paris gebucht hat, der weiß, das man mit dem richtigen Objektiv einen Raum auf einem Foto riesig erscheinen lassen kann und in Wirklichkeit ist es ein Schuhkarton. Zudem muss die mögliche Personenanzahl von 150 Menschen in diesem Veranstaltungsraum auch nicht immer die ideale Anzahl an Personen sein. All das, solltet ihr vor Ort besprechen und klären können.

Manchmal kann es sein, dass es euch vielleicht nicht möglich ist, die Location vor Ort zu besuchen. Sei es, weil ihr im Ausland heiratet oder schlichtweg keine Zeit habt, einen Termin in eure Planung zu quetschen. Dann laßt euch bitte ein anderes Brautpaar als Referenz geben. Sie können euch sicherlich alles schildern und einen unabhängigen Eindruck der Location vermitteln.

Nun gehen wir aber mal davon aus, dass ihr die Zeit und einen Termin für die Besichtigung gefunden habt. Hier haben wir euch eine Checkliste mit den wichtigsten Fragen zusammengestellt.

Hochzeitslocation Checkliste

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15 wichtige Fragen an die Hochzeitslocation

Wie viele Stunden beinhaltet die Raummiete? Sind die Zeiten für Auf- und Abbau darin enthalten? Die durchschnittliche Mietdauer beträgt acht Stunden. Häufig müssen zusätzliche Stunden einzeln dazu gebucht werden. Fragt also vorher, wie viele Stunden inkludiert sind und wie die Abrechnung zusätzlicher Stunden verläuft.

Ist ein Probeessen enthalten? Wann und wie wird das Probeessen ablaufen? Kommen zusätzliche Kosten auf euch zu? Und wie weit im Vorhinein müsst ihr einen Termin für das Probeessen machen?

Auf- und Abbau: Wo kann und darf angeliefert werden? Gibt es einen Aufzug oder muss alles über ein kleines Treppenhaus transportiert werden? Dies ist besonders dann wichtig, wenn ihr ggf. Mietmöbel in Anspruch nehmt. Schaut euch nach allem um, was einer einfachen Auf- und Abbauphase für alle Dienstleister im Wege stehen könnte.

Wo ist der Eingang und die Garderobe? Stellt euch vor ihr heiratet im Herbst, Winter oder Frühjahr. Wo können die Gäste ihre Mäntel und Jacken abgeben? Ist das nah zur Räumlichkeit? Manche Locations haben mehr als einen Eingang. Fragt nach welcher Eingang benutzt werden soll und wie die Gäste ihn finden können. Falls mehrere Veranstaltungen gleichzeitig stattfinden, stellt sicher, dass eure Gäste auch eure Location finden werden. Sind die Eingänge behindertengerecht oder gibt es einen passenden Eingang nah bei? Gerade für ältere Menschen ist ein einfacher Zugang zur Hochzeitslocation wichtig.

Welches Licht gibt es in den Räumlichkeiten? Leuchtstoffröhren an der Decke sprechen eindeutig gegen die Location oder bedeutet eventuell zusätzliche Ausgaben für ein angenehmes Licht. Die meisten Locationtermine finden am Tag statt; die Hochzeitsfeier aber auch am Abend, wenn es dunkel ist. Daher auch unbedingt die Lichtsituation am Abend klären.

Fragt nach Stromanschlüssen. Ja, es klingt etwas nerdy, aber Stromanschlüsse können essentiell wichtig werden, wenn es um den Aufbau geht. Ihr plant einen Photobooth in der schönen Ecke neben dem Fenster? Das geht nur mit Strom oder 10 Meter Verlängerungskabel. Auch für den DJ oder die Band ist Strom wichtig. Mit diesem Wissen könnt ihr das Set-up an der Location besser planen.

Wo sind die Toiletten? Und sind diese gegebenenfalls auch für Rollstuhlfahrer oder ältere Menschen gut zu erreichen?

Falls die Location ein externes Catering erfordert, solltet ihr auch hier an den Aufbau denken. Gibt es eine Catering-Küche und genügend Kühlmöglichkeiten für das Catering-Unternehmen, sowie einen leichten Zugang zur Anlieferung?

Gibt es Einschränkungen bei der Dekoration? Viele Hochzeitslocations mögen kein Konfetti oder andere Streuartikel. Manchmal gibt es Einschränkungen, was die Benutzung von Wunderkerzen angeht oder gar Feuerwerk. Falls in eurem Traumszenario nun also ein Feuerwerk vorkommt, solltet ihr vorab mit der Location klären, ob dies möglich ist. Das gleiche betrifft Hochzeitsdeko, die aufgehangen werden muss. Klärt vorab, ob es erlaubt ist und wie die Lampions, Pompoms, Faltrosetten etc. befestigt werden können.

Fragt, ob ihr einen Mietvertrag vorab bekommen könnt. So könnt ihr euch in Ruhe vorher alle Details des Vertrags ansehen. Auch wenn es ein Punkt ist, der sehr wahrscheinlich nicht eintreffen wird, solltet ihr euch mit den Stornierungsbedingungen vertraut machen.

Wenn ihr den Eltern unter euren Gästen eine Kinderbetreuung anbieten möchtet, dann besprecht mit dem Locationmanager, wo die Kinderbetreuung stattfinden kann. Ein ruhiger Raum etwas abseits bietet auch zur späterer Stunde ein Rückzugs- und Schlafort für die kleinen Gäste. Vielleicht kann die Location euch auch einen guten Babysitter oder Kinderbetreuungsdienst vermitteln. Achtet auch auf Wickelmöglichkeiten und freundliches Personal, dass auch mal ein Gläschen warm macht. So ist es entspannter für die Eltern und die Kinder und damit auch für euch

Einschränkungen der Lautstärke. Hochzeiten unter freiem Himmel werden immer beliebter und sind gerade im Sommer auch eine entspannte Angelegenheit. Meist gibt es aber Einschränkungen was den Lärmpegel angeht. Auch das müsst ihr bei der Findung der richtigen Location berücksichtigen. A propos Outdoor Hochzeit: So schön es auch ist, ihr solltet unbedingt einen Plan B für schlechtes Wetter haben.

Wie viele Veranstaltungen finden gleichzeitig in der Location statt? Wie kann sichergestellt werden, dass eure Gäste eure Räumlichkeiten finden und andere Gäste draußen bleiben? Und vor allem, wie viel Personal ist nur für eure Hochzeit eingeplant? Bei gleichzeitig stattfindenden Veranstaltungen muss das Personal häufig zwischen den Räumlichkeiten wechseln. Es sollte auf jeden Fall sichergestellt werden, dass ihr die volle Aufmerksamkeit des Personals an diesem Tag bekommt.

Gibt es Hotelempfehlungen für nahgelegene Hotels? Meist haben Locations eine ganze Reihe an Empfehlungen zu Übernachtungen. Dort könnt ihr frühzeitig nach Gruppen-Kontingenten fragen.

Müssen gegebenenfalls extra Versicherungen abgeschlossen werden? Meist ist dies nicht erforderlich, aber bei ausgefallenen Locations wie beispielsweise Museen kann dies der Fall sein.

Hochzeitslocation Checkliste

Checkliste für die Hochzeitslocation

Puh, das waren jede Menge Punkte an die ihr denken solltet. Scheut euch nicht all diese Fragen zu stellen, denn es ist immer besser die wichtigen Punkte im Vorhinein zu besprechen. Der Locationmanager wird sich die Zeit nehmen und mit euch alles durchgehen. Im Zweifelsfall wird er begeistert sein, dass ihr so gut vorbereitet seid. Damit ihr auch vor Ort nichts vergesst, habe ich euch unsere Checkliste auch zum download bereitgestellt. Hier sind alle Fragen und genügend Platz für deine Antworten. Den übersichtlichen Planer kannst du hier herunterladen:

Hochzeitslocation Checkliste

Wenn ihr nun alle Punkte geklärt habt, so könnt ihr eure Wunschlocations besser vergleichen. Mit dem Finden der richtigen Hochzeitslocation habt ihr einen großen Teil in der ersten Planung geschafft!

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